+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Делопроизводство как оформлят входящие и исходящие

Делопроизводство как оформлят входящие и исходящие

Еремченко 31 декабря года. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству документационному обеспечению управления организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности. Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России п.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Инструкция по ведению делопроизводства

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта.

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме.

Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Принятые факсограммы факсы регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных РКФ вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений.

Вся корреспонденция: поступающая входящая , отправляемая исходящая или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

При децентрализованной — регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих входящих документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего входящего документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения — исполнителя в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений , например:.

Если в компании имеется номенклатура дел , то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. При использовании традиционной ручной карточки РКК , заполняется 2 экз. Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде в Word или Excel. В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами. Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы РКФ и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес.

Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа.

Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационном штампе. Регистрационный входящий номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационного штампа. Заголовок краткое содержание документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем.

Указывается фамилия исполнителя исполнителей , содержание поручения, автор и дата резолюции. Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции. Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа ответа , ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.

Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Работа с входящей корреспонденцией. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Советует делопроизводитель.

Как упорядочить документы в офисе Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www. Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа. При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.

Регистрационный номер документа. В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа.

Дата поступления.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Регистрация входящей и исходящей документации писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Еремченко 31 декабря года. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству документационному обеспечению управления организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности. Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети.

Типовые инструкции в соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России п. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях. Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.

Автоматизированные компьютерные технологии обработки документной информации, применяемые в организациях подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству документационному обеспечению управления организации.

Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами: - создание и редактирование документов; - передачу и прием документов; - регистрацию документов; - организацию и ведение справочно-поисковых систем; - контроль за движением документов; - контроль исполнения документов; - организацию хранения документов.

Служба по документационному обеспечению управления служба ДОУ должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим регистрируемым в службе документационного обеспечения управления. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства документационного обеспечения управления , или уполномоченным лицом.

Функции, задачи и ответственность подразделения службы, уполномоченного лица , осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением приложение N 1. Состав управленческих документов, издаваемых используемых организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.

В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы правовые акты : постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты. В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.

Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы. Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности.

Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений. Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению. Инструкция - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.

Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе положении организации в соответствии с действующим законодательством. Другие документы организации, не имеющие нормативного правового характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ на размножение , заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.

В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов УФД , представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе.

УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа. Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.

Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов. В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД , но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.

Например, разделами табеля могут быть "Отдел кадров", "Договорный отдел", "Отдел инвестиций" и т. В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации приложение 2.

Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения.

Ведение Табеля, то есть наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А4 x , А5 x Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата A3 x Бланки документов изготовляются средствами полиграфии при необходимости большого тиража , на принтерной технике, путем ксерокопирования.

Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Для организации устанавливаются следующие виды бланков: - общий бланк приложение 3 ; - бланк письма приложение 4 и 5 ; - бланк конкретного вида документа если их изготовляется более в год приложение 6.

Организации могут применять бланки должностных лиц приложение 7. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6. Требования к оформлению документов". Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.

Применение в деятельности организаций электронного безбумажного документирования электронных документов определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.

При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов приложение 8 используются положения ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов" и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации товарного знака.

Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации. Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации". Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Например: Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля года N "О гербе и флаге города Москвы", другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается: органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения; окружными управлениями отделениями органов исполнительной власти города; районными управлениями органов исполнительной власти города; органами власти района - районной управой; представительствами органов исполнительной власти города; комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

На бланках муниципальных образований городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории , в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб гербовая эмблема этого образования.

Герб гербовая эмблема муниципального образования размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования органов местного самоуправления устанавливаются Федеральным законом "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" , уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов устав, положение, постановление, приказ и др. Следует читать "N ". Эмблема организации товарный знак, знак обслуживания - утвержденное при регистрации символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации.

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами уставом, положением об организации. Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Коды организации - автора документа служат для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Код является элементом идентификации документа. Коды организации проставляются на бланках документов в составе справочных данных об организации. В бланках проставляется код организации по ОКПО Общероссийский классификатор предприятий и организаций , по ОКОГУ Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления , Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица.

Коды организации проставляются преимущественно в бланках писем, в том числе, направляемых в налоговые органы или органы статистики, при электронной передаче документов. При необходимости коды организации могут быть проставлены и на иных управленческих документах. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа и одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется преимущественно при использовании в организации автоматизированных технологий документирования и документооборота, с также при использовании унифицированных форм документов, как входящих в состав Общероссийского классификатора управленческой документации ОКУД , так и прошедших унификацию внутри отрасли, объединения, предприятия и включенных в локальный классификатор с присвоением унифицированной форме соответствующего локального отраслевого кода.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Код формы проставляется на бланках используемых унифицированных форм. На бланках писем, распорядительных документов, справок, заявлений и т. Наименование организации - автора документа является обязательным реквизитом каждого документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Организация имеет полное и сокращенное наименование на русском языке. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке. Организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный национальный язык субъекта Российской Федерации, могут печатать на бланках наименование организации - автора документа на русском языке или на двух языках - на государственном языке субъекта Российской Федерации и русском языке в соответствии с Федеральным законом от 24 июля года N ФЗ "О языках народов РСФСР" с изм.

Следует читать "Федеральным законом от Федерального закона от Организация может иметь кроме полного сокращенное название, если оно закреплено в учредительных документах и зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается на бланке документа ниже его полного наименования.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке на одном уровне , если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются организацией систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков.

Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа.

Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме. Для распорядительных документов, протоколов, актов и т. Место издания на бланке не указывается, если оно включено в название организации - Саратовский государственный университет имени П. Справочные реквизиты располагаются на бланке документа.

Почтовый адрес проставляется в соответствии с действующими почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название республики, края, области, почтовый индекс. Установлены следующие обязательные реквизиты оформления документов: наименование вида документа дата документа подпись документа регистрационный номер документа авторство документа указывается в бланке.

Наименование вида является обязательным реквизитом документа. Наименования распорядительных документов, издаваемых организаций, должно соответствовать ее компетенции, установленной положением уставом о ней. При подготовке унифицированных форм распорядительных документов, включенных в ОКУД или Табель унифицированных форм документов должны использоваться соответствующие названия. Наименования видов других документов, используемых в организации при решении определенных задач, устанавливаются в инструкции по ДОУ и Табеле унифицированных форм документов.

Наименование вида включается в состав бланка документа.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации? Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации. В более узком смысле — расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т. Как оформить реквизиты документов? Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом.

Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов. Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей.

Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов. Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид. ГОСТ Р 7. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ. Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства.

Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:. На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением. На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации.

Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых. В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов.

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Расписка пишется в произвольной форме, но основную информацию, которую нужно в нее включить: Я Писать служебную записку на имя директора, что бригадир не соблюдает нормы и правила охраны труда на рабочем Я работаю в воинской части. И все. Итого руб. И доплачивают Главная Ведение бизнеса Требования к оформлению документов по делопроизводству. Содержание страницы. Теги по теме. Отменить ответ. Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. В налоговую. Проверьте почту.

На ваш Email отправлено письмо с кодом. Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов.

Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь.

Это бесплатно. Суть вопроса. Подробное описание вопроса. Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту. У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства?

Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь. На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка. В нашей базе более документов с подробными описаниями и файлами для скачивания. У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы. Добавьте сайт в закладки! Сообщить об ошибке.

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:.

Если организация только начинает свою деятельность т. Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:. Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую. Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером.

Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам. Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел.

Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными — решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства. Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях.

Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ. Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила :. Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами потоками.

При разделении документов всех, а не только поступивших на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках на бумажных носителях или в электронном виде.

Какие именно формы следует использовать — не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму. Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов — дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию. Наиболее современный подход — регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД. Для этого в СЭД создается регистрационная карточка РК документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля.

Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме. Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант — использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл. Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т.

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге. Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций.

В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке , из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:. Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:.

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым.

Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов. В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей.

Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:. Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений.

Задача службы делопроизводства — контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль — все или ограниченное число например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ.

Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов. В случае электронной регистрации но без применения СЭД возможности будут находиться где-то посередине. Итак, задача делопроизводственной службы — ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах.

В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах эту информацию можно также готовить в виде докладной записки. Ответственность за составление и оформление исходящих отправляемых документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы.

Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:. Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления.

При этом следует проверить:. Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах — секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:. На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует Пример 2. Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде хотя бы в Word или Excel.

Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности срок хранения — постоянно , приказов по личному составу срок хранения — 75 лет.

Когда работа над документом завершена т. Номенклатура дел Пример 3 представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел — сформулировать заголовки дел они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов :. Дополнительно можно использовать ведомственные перечни если они составлены для вашей сферы деятельности.

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения.

Как осуществляется регистрация входящих документов и как внести информацию о пришедшем письме в специальный журнал, разбираемся вместе.  Регистрация исходящих документов. Документы, которые нельзя регистрировать. Опубликовано: Uncategorized | Метки: входящие, регистрация.  Добрый день! Можете сослаться на «Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» (утв. Приказом ФТС РФ от ). На ее основе рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству в коммерческих организациях.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Исходящие документы в организации

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2020 podruzhka.su