+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как взаимодействует делопроизводство с другими подразделениями

Как взаимодействует делопроизводство с другими подразделениями

И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями. Рассмотрим две формулировки этого пункта:. В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные. Если канцелярия имеет свою печать печати , в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Взаимоотношения службы делопроизводства со структурными подразделениями

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия а зачастую — и после имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных видов документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов.

На первый взгляд, делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения.

Но на самом деле это не совсем так. Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение.

Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери.

Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб к примеру, от налоговой инспекции может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях — штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации.

Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства.

Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов счетов, счетов-фактур, накладных. Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве со всеми отделами организации. При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов — подготовку и оформление документов. Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства.

И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации.

Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности.

Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока. Провести анализ проекта Положения на предмет соответствия законодательным актам и с точки зрения соблюдения интересов компании в целом и ее работников в частности.

Предоставить делопроизводителю список документов и решений, которые требуют обязательного юридического согласования, с указанием сроков; провести согласование Положения. По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании. Провести согласование приказа, проставить на документе визу согласования.

Если с юридической точки зрения потребуется письменное согласование руководителей отделов организации — произвести согласование и разъяснить возникшие вопросы. Разработать бланки видов документов, которые издаются в организации, и оформить их в качестве приложения к Положению.

Провести юридическую экспертизу бланков, проверить оформление наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридический и фактический адреса и банковские реквизиты организации. Составить карточку предприятия, проверить на соответствие данным, указанным в уставных документах, согласовать документ и предоставить делопроизводителю.

При получении входящего письма, содержание которого касается юридических или спорных вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо передать копию письма на рассмотрение юристу, независимо от того, кому из сотрудников оно было адресовано. Ознакомиться с входящим письмом и, в случае необходимости, дать рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ. При подготовке ответного письма желательно проставить на документе визу согласования.

Провести согласование исходящего письма и проставить визу согласования. При возникновении вопросов по содержанию письма обсудить их с исполнителем письма, руководителем организации. В случае если направляются документы, касающиеся финансовой деятельности организации, юридические документы, копии или оригиналы договоров, протоколы заседаний совета директоров, копии уставных документов, то согласование с юристом является обязательным.

Согласовать сопроводительное письмо и отправку указанных документов. Оформление и регистрация приказа по основной деятельности является обязанностью делопроизводителя независимо от того, кто является составителем текста приказа или распоряжения. Проект приказа или распоряжения перед подписанием у руководителя необходимо согласовать с юристом.

Согласованный проект приказа необходимо предоставить руководителю на подпись вместе с проектом приказа. Кроме того, можно получить визу юриста на готовом приказе — тогда хранение проекта приказа является не обязательным. Нередко руководитель назначает ответственное лицо для исполнения приказа. Необходимо согласовать с юристом, входит ли выполнение порученного задания в обязанности конкретного сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи.

Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия — предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица. Одной из обязанностей делопроизводителя является регистрация приказов по основной деятельности и ведение журналов регистрации приказов.

Анализ журнала регистрации приказов с целью проверки правильности ведения нумерации приказов, наличия приказов в архиве делопроизводителя, а также отслеживания легитимности и хода принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях.

При подготовке исходящих писем, отправке различных видов документов следует проверять наличие подписей на документах. В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, необходимо проконсультироваться с юристом. Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации.

Для систематизации и контроля использования печатей и штампов в организации необходимо разработать и утвердить Положение о печатях и штампах в организации. Задача делопроизводителя — составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о печатях и штампах в организации и предоставить его на согласование юристу. Необходимо определить перечень должностных лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, полномочия по использованию печатей и штампов и виды документов, на которых эти печати могут проставляться.

Поскольку печать заверяет подпись должностного лица на документе, необходимо также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями. Согласованное Положение о печатях и штампах необходимо оформить для утверждения руководителем. В приложении к положению необходимо проставить оттиски печатей и штампов. Приказ и Положение о печатях и штампах перед подписанием и утверждением у руководителя необходимо согласовать с юристом.

Необходимо согласовать итоговый вариант Положения о печатях и штампах, текст приказа о введении в действие данного Положения, список должностных лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также проверить наличие оттисков и штампов в приложениях. Проставить визу согласования на приказе о введении в действие Положения о печатях и штампах и на самом Положении.

Если у работников организации возникнут вопросов по пунктам Положения, дать необходимые разъяснения. Совместно с делопроизводителем составить перечень необходимых для разработки положений и инструкций. В случае разработки положения делопроизводителем — оказывать поддержку в юридической экспертизе документов и проводить консультации. Если разработку документа ведет другой сотрудник или отдел, необходимо получить согласование делопроизводителя в части оформления, правописания, а также при необходимости содержания документа.

Для составления номенклатуры дел в организации необходимо, чтобы каждый отдел разработал свою номенклатуру, в которой должны быть указаны виды документов, номера дел, сроки хранения с указанием основания стандарт, закон, перечни и др. Задача делопроизводителя — оказать необходимую методическую и информационную поддержку отделов при составлении номенклатур, а также разработать единую номенклатуру дел организации, состоящую из данных, предоставленных отделами. Осуществлять методическую, информационную поддержку, проводить консультации делопроизводителя и сотрудников компании при разработке номенклатуры дел.

Согласовать номенклатуру дел и проверить внесенные данные на соответствие существующим законодательным актам во всех необходимых сферах деятельности финансовой, кадровой, делопроизводственной и др. Это далеко не полный перечень вопросов и задач, которые требуют совместной работы делопроизводителя и юриста, однако основные моменты мы затронули. Для того чтобы с самого начала организовать слаженную работу делопроизводителя и юридической службы, рекомендуется прописать основные совместно решаемые задачи в Положении о делопроизводстве.

В зависимости от потребностей организации, предложений, которые могут быть внесены юридической службой, в документ может быть включен отдельный блок, посвященный регламенту взаимодействия отделов, порядку согласования документов, а также срокам их согласования и утверждения.

Делопроизводство и документооборот являются ключевыми компонентами эффективной деятельности организации. Наличие четкой системы документооборота позволяет наладить взаимодействия между внутренними отделами, подразделениями, департаментами, а слаженная совместная работа сотрудников и отделов является залогом успеха компании в целом.

Разработка проекта Положения о делопроизводстве. Введение в действие Положения о делопроизводстве. Провести финальную проверку документа и проставить на Положении визу согласования Пример 2. Бланки документов, являющихся приложением к Положению о делопроизводстве в организации. Делопроизводитель предоставляет карточку контрагентам и сотрудникам организации по запросу.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности. Положение о печатях и штампах рекомендуется ввести в действие приказом руководителя.

Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства

Заведующий службой делопроизводства в пределах своей ком-петенции осуществляет взаимоотношения с другими организация-ми по вопросам работы с документами. Заведующий службой делопроизводства осуществляет непосред-ственное руководство и контроль за исполнением функций и обя-занностей, возложенных на службу делопроизводства. Заведуюший службой делопроизводства несет персональную от-ветственность за осуществление возложенных задач, надлежащую организацию работы службы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных заданий, за порядок и дисциплину работников. Заведующий службой делопроизводства имеет право вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, переме-щении и увольнении работников службы делопроизводства, их по-ощрении и наложении на них взысканий.

Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Внимание Отмечается, что служба делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю заместителю руководителя учреждения.

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др. Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия а зачастую — и после имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты. В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства— обязательное условие ее успешного функционирования. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками,.

Регламентация в организационных вопросах традиционно достигается путем создания и утверждения таких документов, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников подразделений. В настоящее время имеется немало специальных изданий, где приводятся многочисленные образцы названных документов. В некоторых отраслях и крупных организациях можно найти типовые и примерные положения и инструкции, отражающие специфику отрасли или ведомства. Если содержание организационных документов довольно обстоятельно показывается во многих публикациях, то форма документов либо незнакома авторам, либо игнорируется ими как вещь несущественная.

Между тем текст документа, как бы хорош он пи был, становится собственно документом только после придания ему юридической силы.

Сама же процедура придания документу юридической силы связана с оформлением определенных составных частей документа реквизитов , которые располагаются до и после текста подробнее об этом см.

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции относятся к группе организационных документов, то есть являются составной частью Унифицированной системы организационно-распорядительной документации УСОРД. На протяжении последних 25 лет специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела неоднократно занимались разработкой унифицированных форм организационных документов, что нашло отражение в следующих альбомах форм:.

В названных разработках специалистами-документоведами предложена следующая унифицированная форма Положения о структурном подразделении с. Анализ предлагаемой рекомендуемой формы Положения о структурном подразделении позволяет определить основные требования, предъявляемые к данному документу:.

Сложность подготовки организационных документов, большой объем различной информации в них это многостраничные текстовые документы , высокая степень ответственности любого должностного лица за невыполнение требований, содержащихся в организационных документах, вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания документов данной группы.

Поэтому схемы построения организационных документов содержат структуру текста, то есть обязательные разделы содержательной части.

При составлении организационных документов сначала раскрываются данные разделы, а затем, при необходимости, добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации, например, режим работы, порядок реорганизации или ликвидации подразделения и т.

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать следующие основные разделы таблица 5. Наименование раздела Содержание раздела Общие положения Определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия.

В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности Основные задачи Излагаются направления деятельности данного структурного подразделения Функции Перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением Права и обязанности Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям Ответственность Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевреременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав Взаимоотношения.

Связи Определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.

Организация работы Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации В соответствии с требованиями п. Примерный текст Положения о службе документационного обеспечения управления содержится в Государственной системе документационного обеспечения управления ГСДОУ, г.

Для регистрации утвержденных положений о структурных подразделениях следует оформить отдельную регистрационную книгу журнал , форму которой разрабатывает сама организация. В регистрационной форме желательно предусмотреть графу, подтверждающую факт передачи заверенной копии Положения руководителю структурного подразделения, например:.

Дата регистра ции Регистра ционный номер Структур ное подраз деление ФИО руководи теля Дата получе ния Роспись лица, получившего копию Отметка о внесении изменений 1 2 3 4 5 6 7 Это могут быть простые порядковые номера по количеству структурных подразделений, или индексы подразделений по номенклатуре дел организации см.

В соответствии со ст. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Изменения и дополнения отражаются в соответствующем приказе руководителя организации с. Закрепленные за структурным подразделением организации функции будут в дальнейшем выполняться его работниками. Поэтому на основании Положения о структурном подразделении должны быть разработаны должностные инструкции для каждой предусмотренной в подразделении должности.

Если служба делопроизводства представлена одним работником например, секретарем-референтом , разрабатывается должностная инструкция на этого работника. Главная Экономика.

Организация службы делопроизводства Задачи и функции структурных частей службы делопроизводства В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления служба документационного обеспечения управления ДОУ является организационно обособленным структурным подразделением учреждения, выполняющим законченный Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении Задачи и функции структурных частей службы делопроизводства В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления служба документационного обеспечения управления ДОУ является организационно обособленным структурным подразделением учреждения, выполняющим законченный технологический цикл работы с документами.

Определение: служба Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении Нормирование труда работников службы делопроизводства Нормирование труда — это определение необходимых затрат рабочего времени на выполнение конкретного объема работ в конкретных организационно-технических условиях. Нормирование труда в нашей стране регламентируется рядом локальных документов и нормативно-правовых актов. В Трудовом кодексе Российской Федерации Охрана труда Организация службы делопроизводства Задачи и функции структурных частей службы делопроизводства В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления служба документационного обеспечения управления ДОУ является организационно обособленным структурным подразделением учреждения, выполняющим законченный Общие положения 1.

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении.

Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства Положение о службе делопроизводства Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства— обязательное условие ее успешного функционирования. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, 19 необходима разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения.

На протяжении последних 25 лет специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела неоднократно занимались разработкой унифицированных форм организационных документов, что нашло отражение в следующих альбомах форм: — Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению , гг. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов г. Таблица 5 Структура текста положения о структурном подразделении Наименование раздела. Определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия.

В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности. Перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением. Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевреременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав. Определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.

Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.

Права и ответственность

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями. При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение.

Его дополняют при необходимости - сокращают и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы. Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационноправовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы см.

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника например, основная задача делопроизводителя - регистрация документов , порядок замещения должности то есть кем назначается и освобождается от должности данный работник , профессиональные требования к работнику уровень образования, стаж работы, должен знать Функции работника.

Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т. Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.

Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ. Взаимоотношения связи по должности. Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства. Главная Документоведение Современное делопроизводство.

Разделение труда в производственно-сбытовой подсистеме выставочной организации — это качественное разграничение процесса по производству и сбыту выставочных услуг посредством выделения в нем производственных участков и этапов, ответственность за которые Современный экспобизнес: условия предпринимательства и управленческие технологии Обработка подготовленных конфиденциальных документов в подразделении службе конфиденциального делопроизводства Обработка изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД в традиционном или автоматизированном режиме и предназначена для выполнения технологических этапов, процедур и операций по отправке документов адресатам или использованию внутренних документов в целях управления Организация и технология работы с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства в специализированных подразделениях дознания органов внутренних дел Российской Федерации Делопроизводство в подразделениях дознания ОВД организуется на основании приказа МВД России от 12 мая г.

В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. К типовым функциям секретариата относятся Основы делопроизводства Выдвижение интегрирующих целей между администрацией в том числе руководителями подразделений и персоналом организации. Руководители подразделений обязаны быть проводниками целей, которые ставит перед организацией аппарат управления.

В то же время цели организации, выдвигаемые администрацией, должны не только не противоречить, но и способствовать целям персонала. И наконец, линейные руководители отделов и служб призваны Конфликтология Выполнение правил формирования и функционирования временных подразделений Выполнение правил формирования и функционирования временных подразделений.

Под временными подразделениями имеются в виду группы по выполнению комплексных программ или проектов в условиях матричных структур управления, временные творческие бригады по решению локальных исследовательских, проектных Конфликтология Принцип разделения властей как организационно-правовая основа деятельности государственного аппарата Разделение властей исторически известно давно, его использовали еще древние греки, чтобы обезопасить государственный строй от изменений.

Например, в Афинах законодательная власть принадлежала Народному Собранию, исполнительная — Совету пятисот и коллегии стратегов Теория государства и права Ответственность продавца, изготовителя, исполнителя Продавец изготовитель, исполнитель отвечает за недостатки проданной вещи. Речь в данном случае идет об ответственности за ненадлежащее качество товара.

Качество товара также определяется государственными стандартами или образцами, оно обязательно фиксируется на ярлыках к товару или упаковке. Обществознание Элементы и подразделения контроля Социальный контроль включает два основных элемента: нормы и санкции.

Нормы иначе — предписания есть запреты или разрешения что-либо делать, обращенные к индивиду или группе и выраженные в любой форме: устной или письменной, формальной или неформальной. Санкции — это поощрения Инструкция состоит из следующих разделов.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Содержание раздела "Взаимоотношения служебные связи ".

Заведующий службой делопроизводства в пределах своей ком-петенции осуществляет взаимоотношения с другими организация-ми по вопросам работы с документами. Заведующий службой делопроизводства осуществляет непосред-ственное руководство и контроль за исполнением функций и обя-занностей, возложенных на службу делопроизводства.

Заведуюший службой делопроизводства несет персональную от-ветственность за осуществление возложенных задач, надлежащую организацию работы службы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных заданий, за порядок и дисциплину работников.

Заведующий службой делопроизводства имеет право вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, переме-щении и увольнении работников службы делопроизводства, их по-ощрении и наложении на них взысканий. Распоряжения заведующего службой делопроизводства по воп-росам работы сдокументами являются обязательными для всех ра-ботников банка.

Секретарь руководителя банка является работником, осуществ-ляющнм документационное обслуживание деятельности руководи-теля банка. На должность секретаря назначается лицо, имеюшее срвднее образование и опыт работы в сфере делопроизводства. Секретарь назначается и освобождается от эанимаемой должно-сти распоряжением руководителя банка по представлению заведу-ющего службой делопроизводства.

Секретарь должен знать: структуру банка, распределение обя-занностей между руководством; функции структурных подраэделе-ний, круг лиц и организаций, с которыми руководителя банка не-обходимо соединять по телефону, государственные стандарты на документацию, правила орфографии и пунктуации, основы на-шинописи, правила работы.

Секретарь несет ответственность за невыполнение обязаннос-тей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инст-рукцией. Дата добавления: ; просмотров: Нарушение авторских прав Изречения для студентов.

Почему необходим контроль? Почему трудно полюбить зелень? Почему мужчины начинают сомневаться Почему болеть не правильно? Рекомендуем: Почему я выбрал профессую экономиста Почему одни успешнее, чем другие Периферийные устройства ЭВМ Нейроглия или проще глия, глиальные клетки. Почему мужчины начинают сомневаться.

Почему болеть не правильно?

Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др. Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия а зачастую — и после имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата. Подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовка и отправка. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию. Инструкции по работе с документами в организации.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

По состоянию на: И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией. Грамотно поставленное сотрудничество именно этих структурных подразделений в вопросах документооборота, координация их действий способствуют снижению финансовых потерь организации и препятствуют возникновению трудовых споров. Налоговое и бухгалтерское законодательства предполагают, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена. Любые принимаемые в уменьшение базы по налогу на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Эти известные всем бухгалтерам постулаты прописаны в ст.

В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией. Грамотно поставленное сотрудничество именно этих структурных подразделений в вопросах документооборота, координация их действий способствуют снижению финансовых потерь организации и препятствуют возникновению трудовых споров. Конфликт интересов или партнерское взаимодействие? Налоговое и бухгалтерское законодательства предполагают, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена.  Инструкция по кадровому делопроизводству (в отличие от самого графика документооборота) должна.

Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства— обязательное условие ее успешного функционирования. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками,. Регламентация в организационных вопросах традиционно достигается путем создания и утверждения таких документов, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников подразделений.

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения.

ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ С ИНЫМИ СТРУКТУРНЫМИ ЕДИНИЦАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Федосья

    Когда мне было 18 лет, не было ЕГЭ и служили по два года, у меня была военная кафедра и я сейчас лейтенант запаса, на сборах был, ничего страшного, хотел идти служить , в спорт роту, но таки не получилось, образование было важнее, родители боевые офицеры , прошли афган. Наверное пошёл бы на сборы уверенно, но меня не возьмут , руковожу военными проектами.автор , современная служба, как современная стоматология уже давно не больно и терпеть не долго, они ни какие-то востребованные специалисты , чтобы не служить.

  2. Станимир

    Мой отец подал документы на наследство и уже 10 лет ничего не делает, он считается наследником а я просто прописан, а без него ничего нельзя сделать ?

  3. Порфирий

    Обьясню: нас 98 людей считают за скот хотите вы этого или нет это ваше мнение и оно тем пи дарам у власти до одного места)

  4. Ванда

    Пожалуйста расскажите как избавиться от автомобиля на европейской регистрации и не остатся должным ? Режим транзит. Спасибо.

© 2018-2020 podruzhka.su